דצמבר, 2022
חובת דיווח הפקדות במבנה אחיד
מעסיק יקר,
בהתאם לחוזר רשות שוק ההון, ביטוח וחסכון בנושא אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל, החל מיום 19.02.2023 תחל חובת דיווח הפקדות פנסיוניות באמצעות מבנה דיווח אחיד ("ממשק מעסיקים") על מעסיקים של 3-9 עובדים.
הפקת קובץ הדיווח בפורמט מבנה אחיד נעשית באמצעות מערכת השכר.
להלן מובאים בפניך החובות העיקריים החלות עליך בהקשר להפקדות הפנסיוניות עבור עובדיך החל ממועד זה
- דיווח שוטף – במועד הפקדת התשלומים לקופת גמל, עליך להעביר דיווח מפורט, התקנות קובעות כי הדיווח יועבר באמצעים דיגיטליים בלבד ובקובץ דיווח במבנה אחיד .
תשומת לבך כי הנתונים בקובץ הדיווח חייבים להיות זהים לנתונים בתכנת השכר, אנו כגורם המתפעל של המעסיק לא רשאים לבצע שום שינוי אשר עלול ליצור אי התאמה בין הדיווח האחיד לבין הנתונים במערכת השכר.
- דיווח על הפסקת תשלומים – במקרה של הפסקת תשלומים, עליך לדווח לגוף המוסדי באמצעות ממשק המעסיקים את הסיבה והמועד להפסקת התשלומים (סטאטוס עובד בחודש משכורת) וזאת למשך כל התקופה בה לא הופקדו תשלומים , למעט במקרים של הפסקת תשלומים עקב ניתוק יחסי עובד מעביד או העברת הפקדות לקופה אחרת (ניוד כספים בין קופות).
לידיעתך – בכל מקרה של דיווח על הפסקת תשלומים, יישלח הגוף המוסדי לעובד הודעה על הפסקת התשלומים והסיבה לכך כפי שדווחה על ידך.
במקרה שלא התקבל דיווח אודות סיבת הפסקת התשלומים – ישלח הגוף המוסדי הודעה לאיש הקשר מטעם המעסיק בתוך 60 יום מהיום ה 15 לחודש שבו היו אמורים להתקבל התשלומים, במידה ולא יוסדר התשלום בתוך 30 יום – תישלח הודעה נוספת לעובד
- השבת כספים – העברת הבקשה תיעשה באמצעות ממשק מעסיקים- דיווח שלילי.
לדיווח יש לצרף תצהיר מעסיק מאומת ע"י עורך דין, תצהיר זה יהיה בתוקף למשך שנה אחת.
הכספים יושבו לחשבון הבנק של המעסיק בהתאם לסכום שיוצג בהיזון החוזר לאחר ביצוע ההחזר.
במקרים בהם הבקשה להשבת הכספים מוגשת לגוף המוסדי לאחר 9 חודשים ממועד ההפקדה המקורי לקופה, נדרש לצרף אישור העובד לביצוע ההחזר לטובת המעסיק
- קליטה וטיפול בהיזון חוזר – התקנות מחייבות את הגופים המוסדיים להעביר לך משוב על אופן קליטת הכספים, דיווח זה יכלול רשומות שלא נקלטו ו/או חוסר התאמה בדיווח .
היזון חוזר ראשוני – משוב על תקינותו הטכנית של הדיווח
היזון חוזר מסכם – משוב מסכם על קליטת הכספים לפי הדיווח שהתקבל
היזון חוזר מסכם שנתי – משוב שנתי מסכם הכולל את סך הכספים שהופקדו לעובד בשנת המס לפי רכיבים.
אנו מאמינים כי טיפול בהפקדות הפנסיוניות על היבטיו השונים אינו עניין של מה בכך. מדובר בפעולות הדורשות ידע וניסיון של איש ביטוחי מקצועי וזאת בין היתר בשל ההשלכות הביטוחיות האפשריות שחוסר הבנתן עלול לפגוע בעובדים.
קבוצת שקל תפעל כמו תמיד להעניק לך את השירותים והכלים הנדרשים בצורה היעילה, הנוחה והקצרה ביותר.
אנו מעמידים לרשותך את פורטל המעסיקים של קבוצת שקל, באמצעותו תוכל להעביר אלינו קבצים, לקבל מאתנו מידע זמין אודות ההיזונים החוזרים, להודיע לנו על עובדים שמסיימים העסקתם, עובדים חדשים שנקלטו בחברה ועוד.
בכל שאלה נוספת, הנכם מוזמנים לפנות לאיש הקשר התפעולי שלכם.
בברכת חג שמח !
קבוצת שקל
טבלאות להרחבה:
| שם בלוק | שם שדה | שינויים | הסבר |
| פרטי העברת כספים | מספר תיק ניכויים מעסיק | שדה חובה
|
חובה לדווח מספר מלא בן 9 ספרות המתחיל עם הספרה 9 |
| פרטי העברת כספים | שם פרטי איש קשר מעסיק | שדה חובה
|
נדרש להגדיר פרטי בעל התפקיד אשר אחראי בשם המעסיק לנושא הפקדות פנסיוניות |
| פרטי העברת כספים | שם משפחה איש קשר מעסיק | שדה חובה | נדרש להגדיר פרטי בעל התפקיד אשר אחראי בשם המעסיק לנושא הפקדות פנסיוניות |
| פרטי העברת כספים | מספר טלפון קוי איש קשר מעסיק | שדה חובה | נדרש להגדיר פרטי בעל התפקיד אשר אחראי בשם המעסיק לנושא הפקדות פנסיוניות |
| פרטי העברת כספים | כתובת דוא"ל איש קשר מעסיק | שדה חובה | נדרש להגדיר פרטי בעל התפקיד אשר אחראי בשם המעסיק לנושא הפקדות פנסיוניות |
| פרטי העברת כספים | טלפון סלולארי איש קשר מעסיק | שדה חובה | נדרש להגדיר פרטי בעל התפקיד אשר אחראי בשם המעסיק לנושא הפקדות פנסיוניות |
| זיהוי שם מסמך ברמת אירוע | סוג מסמך | ערכים: 3 = תצהיר מעסיק 4 = אישור עובד להשבת כספים 5 = נספח ז' – טופס הצטרפות לקופת ברירת מחדל 6 = הצהרת מעסיק – דיווח שלילי – הסכם קיבוצי |
סוג מסמך 4 – רלבנטי לבקשת החזר כספים למעסיק, כאשר מועד הבקשה הוא לאחר 9 חודשים ממועד הפקדת הכספים המקורית לקופה.
סוג מסמך 5 – מיועד למקרה שבו עובד קיים של מעסיק מבקש להצטרף לקרן ברירת מחדל |
| פרטי עובד | תאריך לידה
שם יישוב רחוב מספר בית מספר דירה מיקוד תא דואר כתובת דוא"ל טלפון סלולארי מין מועד תחילת העסקת העובד |
חלה חובת דיווח של כל נתוני העובד כאשר סטטוס העובד הוא 14 = עובד חדש
ביחס לעובדים קיימים – החובה חלה רק על נתוני כתובת דוא"ל וטלפון סלולארי |
מעסיק רשאי לדווח את כל הנתונים האישיים של עובדיו בבלוק זה, חובת הדיווח של כל הנתונים חלה כאשר מדובר בעובד חדש, לגבי עובד קיים החובה חלה על נתוני דוא"ל וטלפון סלולארי.
אנו ממליצים להעביר דיווח אודות נתוני כל העובדים לצורך עדכון מיידי במערכות הסוכנות |
| פרטי עובד | סעיף 14 לעובד | שדה חובה בעת דיווח דיווח ערך 14 בסטטוס עובד = עובד חדש | ניתן להעביר מידע בשדה זה לגבי כל עובדי המעסיק, אך לא חובה
אנו ממליצים לדווח לנו את המידע בשדה זה עבור כל העובדים לשימוש בעת הכנת ניירת סיום העסקה, בחירת עובד במסלול השקעה שונה מברירת מחדל עבור רכיב הפיצויים. |
| שם בלוק | שם שדה | שינויים | הסבר |
| חודש משכורת וסטטוס עובד | סוג תקבול | ערכים: 1=שוטף 2=חד פעמי 4=הפרשים 6=חד פעמי – השלמת פיצויים עד שכר מבוטח כפול וותק 8= חד פעמי – הפקדה לפיצויים מעל שכר מבוטח כפול וותק |
קוד 6 = יש לעשות שימוש בקוד זה לשם דיווח על הפקדה חד פעמית שמקורה בהשלמות לרכיב הפיצויים בהתאם להוראות סעיף 3(ה3)(1ב) לפקודה ולחוזר מס הכנסה 4/2019. סכומים אלה ניתן לייעד לרצף קצבה.
קוד 8 = יש לעשות שימוש בקוד זה לשם דיווח על הפקדה חד פעמית לרצף פיצויים שמקורה בהפקדות מעל החבות ועד התקרה בסעיף 9(7א)(א)(4) לפקודה. |
| חודש משכורת וסטטוס עובד | רובד שכר | ערכים:
1=שכר יסוד 3=דמי הבראה 5=שעות נוספות 6= החזר הוצאות 7= אחר |
בעת העברת דיווח על רבדי שכר שונים של עובד, ניתן לדווח בשדה זה רובד שכר קוד 7= "אחר" למעט במקרה של דיווח על אחד מרבדי השכר המופיעים בשדה (שכר יסוד, דמי הבראה, שעות נוספות, החזר הוצאות).
לדוגמה: אם לעובד יש שני רבדי שכר (יסוד ונסיעות), חלה חובה לדווח בשדה זה עבור רובד שכר יסוד קוד 1= שכר יסוד, ולאחר מכן לדווח קוד 7= אחר עבור רכיב נסיעות. |
| חודש משכורת וסטטוס עובד | סטטוס עובד בחודש משכורת | ערכים: 1 = חודשי/רגיל 2 = שעתי/יומי 3 = היעדר שכר 4 = עונתי 5 = עזיבת עבודה 8 = חופשה ללא תשלום 9 = פטירה 10 = עובד החל להפקיד בקופה אחרת 11 = מעבר ממשרד למשרד (מעבר בין חברות בתוך אותה קבוצה) 12 = פרישה לפנסיה 14 = עובד חדש 17 = עזיבת עבודה – עובד זכאי לכספי פיצויים 18 = תשלום + דיווח עזיבת עבודה עתידי |
אין בהוספת קוד 17 בכדי לקבוע חובה כלשהי על מעסיק לדווח על זכאות העובד לכספי פיצויים. הקוד נוסף במטרה לאפשר למעסיק המעוניין בכך, להעביר דיווח על זכאות העובד לכספי פיצויים טרם חלוף 4 חודשים שהוגדרו בהוראות הדין.
שימוש בקוד 14=עובד חדש יבוצע בכל מקום שבו מעביר מעסיק לראשונה כספים לקופת גמל בעד עובד. קוד 18 = "תשלום + דיווח על עזיבת עבודה עתידי" מאפשר למעסיק לדווח לגוף מוסדי מראש על מועד העזיבה הצפוי של העובד, ובמקביל להמשיך להעביר תשלום לגוף המוסדי. במקרה של שימוש בקוד זה ניתן יהיה להעביר דיווח בבלוק "פיצול הפרשות עובד בקופה" ובלבד שעזיבת העבודה תיעשה לא יאוחר מהחודש העוקב לחודש שבגינו הועבר הדיווח. |
| דיווח שלילי – חודש משכורת וסטטוס עובד | סיבת בקשה להחזר כספים | שדה חובה בעת דיווח על בקשה להחזר
ערכים: 1 = תשלום ביתר לעובד לאחר עזיבת עבודה 2 = סוג מוצר שגוי 3 = הפקדה לעובד שגוי 4 = הפקדה בגין חודש שכר שגוי 5 = תיקון טעות בחישוב השכר 6 = הפקדה לחברה מנהלת לא נכונה 7 = עובד עבר לקופת גמל אחרת 8 = הסכם קיבוצי 9 = הפקדה ביתר לרכיב 10 = החזר למעסיק בגין תשלום פרמיית א.כ.ע בעודף (קוד זה מיועד לגוף מוסדי ולא למעסיק)
|
בדיווח על השבת תשלום (קוד 5 ו-6) נדרש לפרט את הסיבה שבגינה המעסיק מבקש לבצע פעולה זו.
|
( להדפסה מהירה ניתן להעתיק את הטקסט מטה עד שורת הסימון למסמך וורד ולהדפיס במקום )
נספח ב' – תצהיר מעסיק להשבת תשלום שהופקד ביתר
לכבוד,
כל מאן דבעי
אני הח"מ _________________, מספר זהות, ________________, לאחר שהוזהרתי כי עלי לומר את האמת וכי אהיה צפוי/ה לעונשים הקבועים בחוק אם לא אעשה כן, מצהיר/ה בזה בכתב כדלקמן:
- מבקש להשיב כספים שהופקדו ביתר מחשבונות העובדים כמפורט בקבצי הדיווח בין התאריך ____ לתאריך _____ בגין העובדים כמפורט בקבצים בתקופה המדווחת.
- ידוע לי כי השבת כספים מחשבון העובדים בקופת הגמל עלולה לפגוע בזכויותיהם של העובדים.
- במידה ויתברר כי הכספים הוחזרו לי בטעות או עקב מצג לא נכון שהוצג בפני החברה המנהלת, הנני מתחייב להשיב לקופת הגמל את הכספים בצירוף ריבית והצמדה כחוק.
- ידוע לי כי השבת כספים תיעשה בהתאם לכללי המס שנקבעו בהוראות הדין.
- ידוע לי כי אין בהשבת הכספים כדי לגרוע מכל חובה הקיימת למעסיק כלפי העובד בהתאם לדיני העבודה, לרבות לעניין ניכוי שכר ביתר.
| ______________ | ______________ |
| תאריך | חתימה |
אישור
אני הח"מ, _________________, מספר רישיון ____________________, מאשר בזה כי ביום _____________, הופיע/ה בפניי במשרדי ברחוב _____________________, מר/גב' ________________________________, שזיהה/זיהתה עצמו/ה בפני לפי ת.ז. _______________/ המוכר/ת לי באופן אישי, ולאחר שהזהרתיו/ה כי עליו/ה להצהיר את האמת, וכי יהיה/תהיה צפוי/ה לעונשים הקבועים בחוק אם לא יעשה/תעשה כן, אישר/ה את נכונות ההצהרה הנ"ל וחתם/ה עליה.
| ______________ | ______________ |
| תאריך | חתימה וחותמת |
( להדפסה מהירה ניתן להעתיק את הטקסט מטה עד שורת הסימון למסמך וורד ולהדפיס במקום )
נספח ב'1 – אישור עובד לביצוע השבת תשלום שהופקד ביתר מקופת גמל
לכבוד
לכל מאן דבעי
- הנני מסכים כי החברה תשיב כספים שהופקדו ביתר בגיני על ידי מעסיקי ________, בין התאריך __________ עד לתאריך __________, בסך _________ ₪.
- ידוע לי כי השבת הכספים מחשבוני בקופת הגמל עלולה לפגוע בזכויותיי בקופה.
- ידוע לי כי השבת הכספים תיעשה בהתאם לכללי המס שנקבעו בהוראות הדין.
______________ _______________ _______________
שם העובד תעודת זהות חתימת העובד
______________
תאריך
( להדפסה מהירה ניתן להעתיק את הטקסט מטה עד שורת הסימון למסמך וורד ולהדפיס במקום )
נספח ז'
טופס הצטרפות לקופת ברירת מחדל
הצהרת עובד בדבר ידיעתו על זכותו לבחור במוצר פנסיוני :
ידוע לי כי בהתאם לסעיף 20 (א) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה – 2005, אני רשאי/ת לבחור, בכל עת, בכל קופת גמל או בקרן פנסיה המיועדת לחיסכון פנסיוני שנקבעה לפי הדין לצורך הפקדות פנסיוניות.
אני הח"מ _______________ (שם העובד), מספר ת.ז. ________________ מבקש/ת כי ממועד ____________ התשלומים בעדי לקרן פנסיה /לקופת גמל /לקרן ההשתלמות _____________ (שם הקופה הקודמת) יופקדו לקופת ברירת המחדל ________________ (שם קופת ברירת המחדל)
ידוע לי כי שיעור דמי הניהול שאני צפוי לשלם בקרן פנסיה/בקופת גמל/בקרן השתלמות _______________ עומדים על ____% מהפקדות ו %_____ מהצבירה.
חתימת עובד: _____________________ תאריך חתימה: _______________